Optimiser l'envoi d'e-mails
Découvrez comment envoyer des e-mails en limitant le risque de spam
Dernière mise à jour le 04/11/2022
Objectif
Les politiques anti-spam sont de plus en plus strictes. Afin de fluidifier vos envois d'e-mails et que vos destinataires les reçoivent sans blocage des outils de sécurité, des paramétrages sont nécessaires pour authentifier vos messages et valider leur contenu.
Ce guide vous donne quelques conseils pour optimiser l'envoi de vos e-mails.
OVHcloud met à votre disposition des services dont la responsabilité vous revient. En effet, n’ayant aucun accès à ces machines, nous n’en sommes pas les administrateurs. Il vous appartient de ce fait d'en assurer la gestion logicielle et la sécurisation au quotidien. Nous mettons à votre disposition ce guide afin de vous accompagner au mieux dans ces tâches courantes.
Néanmoins, nous vous recommandons de faire appel à un prestataire spécialisé et/ou de contacter l'éditeur du service si vous éprouvez des difficultés. Plus d'informations dans la section Aller plus loin de ce guide.
Prérequis
- Avoir un serveur e-mail déjà configuré
En pratique
Configurer le champ SPF
Dans le cas d'une infrastructure dédiée (serveur dédié, VPS, instance Public Cloud ou Hosted Private Cloud), le champ SPF optimal se présente sous la forme : v=spf1 ip4:ipv4_du_serveur ~all.
Le symbole devant le all a une grande importance :
+: accepter-: ne pas accepter~: échec doux (soft fail)?: neutre
Pour plus d'informations sur la syntaxe du champ SPF, référez-vous au lien suivant : http://www.open-spf.org/.
Vous pouvez bien entendu aller plus loin, en configurant le champ SPF d'un domaine bien spécifique ou en spécifiant une IPv6. Pour savoir comment procéder, consultez notre guide sur comment configurer un enregistrement SPF.
Configurer le champ DKIM
La configuration d'un champ DKIM (DomainKeys Identified Mail) apporte une protection supplémentaire pour éviter que vos e-mails ne soient marqués comme spam. De manière simplifiée, le DKIM est une signature permettant d'authentifier le domaine expéditeur.
Cette authentification s'effectue par une clef DKIM à ajouter dans votre zone DNS. Vous trouverez différents générateurs de clefs DKIM, dont http://dkimcore.org/tools/keys.html. Veillez à bien suivre les indications fournies sur le site du générateur de votre choix.
Configurer le reverse IP
Toujours dans le but d'optimiser l'envoi et de réduire les risques de blocage de vos e-mails, un reverse IP doit être configuré avec votre nom de domaine.
Vous devez tout d'abord créer un enregistrement A dans la zone DNS de votre domaine avec l'adresse IP de votre serveur comme cible.
Si vos serveurs DNS sont gérés par OVHcloud, veuillez consulter ce guide.
Une fois la zone DNS de votre nom de domaine modifiée, un temps de propagation de 24 heures maximum est nécessaire afin que les modifications soient effectives.
Une fois cela fait, ajoutez l'enregistrement PTR (également connu sous le nom de reverse) :
Dans votre espace client OVHcloud, rendez-vous dans l'onglet Bare Metal Cloud, puis cliquez sur la section IP.
Dans le menu déroulant Service, sélectionnez un service avec une adresse IPv4 :
Cliquez sur le bouton ... à droite de la ligne correspondante puis sur Modifier le reverse :
Entrez votre nom de domaine dans la section Reverse DNS et cliquez sur Valider.
Lorsque vous entrez votre nom de domaine dans le reverse, il vérifie immédiatement si l'enregistrement A renvoie à la même IP. Ceci est utilisé dans les procédures anti-spam, donc votre enregistrement A doit être valide et propagé. Il y a certaines règles à suivre lors de la saisie du reverse :
- le reverse ne peut pas commencer par un
- - le reverse ne peut pas comporter plus de 80 caractères
- le reverse ne peut pas contenir de caractères majuscules
- le reverse doit se terminer par un
.
Exemple : « MyDomain.ca » dans le champ reverse serait mydomain.ca.
Cas spécifiques d'envois d'e-mails
Vers un serveur Microsoft (Outlook, etc...)
Microsoft utilise une politique de liste blanche. Cela signifie qu'initialement tout serveur se trouve sur une liste noire et une procédure spécifique est nécessaire pour faire valider votre serveur e-mail.
Avant de commencer la procédure de whitelist de votre IP, assurez-vous d'avoir bien configuré un reverse sur votre IP (et non pas le reverse par défaut d'OVHcloud).
Microsoft vérifie également le champ SPF, il est donc recommandé d'en configurer un.
Vous devez ensuite signer les contrats SNDS (Smart Network Data Services) et JMRP (Junk Mail Reporting Partner Program).
Pour souscrire gratuitement au programme, il suffit de créer un compte JMRP/SNDS à l'adresse suivante : https://postmaster.live.com/snds/JMRP.aspx?wa=wsignin1.0
Une fois le compte activé, vous devez compléter le formulaire suivant :
- Company name : (nom de votre entreprise)
- Contact email address : (une adresse e-mail valide où Microsoft peut vous contacter)
- Complaint feedback email address : (une adresse e-mail valide où vous pourrez recevoir les plaintes pour spam, les best practices veulent que l'adresse e-mail soit sous la forme : abuse@mondomaine.com.)
Ajoutez ensuite vos adresses IP dans la section IP address or range.
En cliquant sur Add new Network, il vous sera demandé de définir une adresse e-mail de contact valide. Renseignez alors l'adresse du type abuse@mondomaine.com destinée à recevoir les plaintes pour spam.
Une fois les informations renseignées, cliquez sur Begin Setup pour transmettre la demande. Microsoft enverra alors un e-mail intitulé SNDS-JMRP Contract, puis un second e-mail à mondomaine.com.
Confirmez les informations et la souscription à JMRP/SNDS sera terminée.
Une fois ces actions effectuées, si votre IP apparaît comme bloquée, vous pourrez alors demander à la débloquer via la procédure junkmail. La procédure prend généralement 48 heures.
Microsoft peut parfois vous demander la date de la première facturation de votre IP/serveur. Dans ce cas de figure, envoyez à Microsoft une copie de votre facture et mentionnez votre IP/serveur (ex : host nsXXX) dans votre réponse.
Pour plus d'informations, veuillez ouvrir une demande d'assistance auprès de Microsoft.
Refus de Microsoft
Il est possible que Microsoft refuse de débloquer votre ou vos adresse(s) IP, auquel cas OVHcloud ne pourra pas intervenir. Il est important de respecter les bonnes pratiques de Microsoft.
Vers un serveur Gmail
L'ajout d'enregistrements spécifiques (par exemple, un enregistrement DMARC) peut faciliter la réception des e-mails si votre destinataire est chez Gmail. Voici un article de Google qui peut vous aider dans cette démarche : Ajout d'un champ DMARC.
Vérifier vos informations
Il peut être intéressant d'utiliser un site comme Mail Tester afin de vérifier que tous vos paramétrages sont corrects.
Aller plus loin
Pour être accompagné sur la mise en place de vos solutions OVHcloud, contactez notre réseau de partenaires OVHcloud.
Échangez avec notre communauté d'utilisateurs sur https://community.ovh.com.
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