OVH Guides

Comment utiliser les Mailing-List

Découvrez dans ce guide comment utiliser les listes de diffusion.

OVH propose à ses clients une solution de Mailing-list. Cette dernière est comprise dans certaines offres d'hébergement Web et MxPlan.

Retrouvez nos différents guides mutualisés/hébergement Web disponibles.

La Mailing-list

Généralités

Une Mailing-list vous permet de contacter des abonnés en masse, c'est à dire de diffuser un message ou une information à plusieurs destinataires à la fois. Ceci peut avoir un intérêt dans le cadre d'un mailing d'information sur la sortie d'un nouveau produit (pour un site e-commerce) ou pour informer d'un prochain rassemblement (pour un site communautaire). Il existe diverses utilisations qui peuvent répondre à vos besoins.

Ezmlm est un gestionnaire de listes de diffusion très répandu et performant. Nous allons voir dans ce guide comment créer, gérer et configurer une mailing list.

  • Il faut garder à l'esprit qu'une Mailing-list n'est pas une solution à l'envoi de Spam (messages de publicités) en masse. Ce type d'utilisation est toléré dans une certaine mesure tant que celle-ci ne se révèle pas abusive.
  • Sachez qu'à tout moment, un utilisateur peut décider de se désabonner d'une liste de diffusion, mais peut également reporter tout abus si il le juge probant.

Utiliser la Mailing-list OVH

Créer sa Mailing-list

Dans notre exemple, il s'agit du service mailing list associée à une offre mutualisée pro. Afin de créer votre mailing-list, vous devez dans un premier temps vous rendre dans votre Espace client OVH.

Une fois connecté, sélectionnez votre hébergement dans la section "Emails" puis cliquez sur l'onglet "Mailing-lists".

emails

Si vous avez déjà créé des Mailing-lists, celles-ci apparaissent dans le tableau récapitulatif. Dans notre exemple aucune mailing-list n'est crée.

Pour créer une nouvelle Mailing-list, cliquez sur Ajouter une mailing-list.

emails

Voici le formulaire pour créer votre mailing-list, plusieurs informations sont nécessaires afin de pouvoir le valider :

  • Nom : le nom de votre mailing-list
  • Propriétaire : saisir l'adresse e-mail du propriétaire de la mailing-list (il sera aussi modérateur)
  • Réponse à : définir l'adresse de réponse
  • Langue : sélectionner la langue de votre mailing-list (traduction des e-mails automatiques d'inscription ou de désinscription)
  • Modération des messages : le propriétaire (modérateur) doit approuver les réponses.
  • Modération des abonnés : le propriétaire (modérateur) doit approuver les inscriptions
  • Seuls les abonnés peuvent poster : il n'est pas possible d'envoyer un e-mail à la mailing-list si la personne n'est pas inscrite à celle-ci
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Une fois le formulaire de création validé, un message de confirmation apparait :

emails

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  • 250 abonnés pour les types Newsletter, Restreinte, Ouverte, Privée & Fermée
  • 5000 abonnés pour le type Modérée seulement !

Principe de la modération

Une mailing list peut être modérée pour éviter que n'importe qui n'envoie d'e-mail à votre liste d'abonnés. Une mailing list modérée sert principalement à réaliser l'envoi de newsletters par exemple, contrairement à une mailing list non modérée qui servira plus facilement à réaliser un dialogue entre plusieurs abonnés par e-mail.

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emails

Modifier les options de la mailing-list ou la supprimer

Si vous souhaitez modifier les options précédemment validées lors de la création de la mailing-list ou la supprimer, cliquez sur la roue crantée à droite de votre mailing-list.

emails

Importer des abonnés

Dans notre exemple nous n'avons pas encore enregistré d'abonné. Pour ce faire il faut cliquer sur le symbole noire dans la section "Abonnés"

emails
  • Cliquez sur "Ajouter des abonnés" afin de pouvoir ajouter vos abonnés.
emails

Il y a 2 méthodes pour ajouter des abonnés à une mailing-list :

  • La saisie d'adresse manuelle
  • L'import d'un fichier texte contenant une adresse email par ligne
emails

Une fois la validation réalisée, un message de confirmation apparait :

emails

Selon le nombre d'abonnés à ajouter, cela peut prendre un certains temps afin de réaliser l'opération.

Exporter votre liste d'abonnés vers un fichier CSV

  • Cliquez sur "exporter les abonnés en CSV" afin de générer un fichier CSV contenant l'ensemble de vos abonnés. Cette option n'est pas disponible dans notre cas car aucun abonné n'a été ajouté.

S'inscrire à une mailing-list

Si quelqu'un souhaite s'inscrire à votre mailing list, il lui suffit d'envoyer un e-mail à :

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nom_de_votre_ML-subscribe@votredomaine.com

Se désinscrire d'une mailing-list

Si un abonné souhaite se désinscrire de votre mailing list, il lui suffit d'envoyer un e-mail à :

1
nom_de_votre_ML-unsubscribe@votredomaine.com

Suppression automatique des adresses erronées

Il est important de savoir que le système de mailing list ne supprime pas un abonné de la liste après un seul retour d'erreur (message non délivré, adresse inexistante...). Au contraire, il attend environ 12 jours après le premier échec d'envoi, puis envoie un message "d'avertissement" à l'abonné.

Le message d'avertissement indique les références des messages manqués. Si ce message d'avertissement tombe en échec également, notre système de mailing list attend encore 12 jours puis envoie un message "test". Si ce message de test tombe également en erreur, l'abonné est effacé de la liste des abonnés.

Erreurs récurrentes

Envoi sans indiquer de Sujet dans le mail

Un envoi vers une mailing list doit obligatoirement contenir un sujet. Sans cela, une erreur sera automatiquement générée et un e-mail de retour en erreur sera envoyé à l'expéditeur de l'envoi.

L'expéditeur de l'e-mail sans objet recevra donc un mail de retour en erreur comme visible ci-dessous :

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Hi. This is the qmail-send program at mx1.ovh.net.
I'm afraid I wasn't able to deliver your message to the following addresses.
This is a permanent error; I've given up. Sorry it didn't work out.

<newsletter@testinterne.ovh>:

ezmlm-reject: fatal: Sorry, I don't accept message with empty Subject (#5.7.0)

Envoi en renseignant l’adresse de la mailing list en copie cachée

Pour envoyer un message à une mailing list, l'adresse de celle-ci doit obligatoirement se trouver soit dans le champ « To », soit dans le champ « Copie à » (Cc).

Si le client renseigne l'adresse dans le champ « Copie Cachée », une erreur lui sera alors retournée.

L'expéditeur de l'e-mail recevra un retour d'erreur :

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7
Hi. This is the qmail-send program at mx1.ovh.net.
I'm afraid I wasn't able to deliver your message to the following addresses.
This is a permanent error; I've given up. Sorry it didn't work out.

<newsletter@testinterne.ovh>:

ezmlm-reject: fatal: List address must be in To: or Cc: (#5.7.0)

Personnalisation avancée

Comment personnaliser le contenu de ma mailing list ?

Vous pouvez personnaliser la plupart des textes de votre mailing list. En tant que modérateur, vous devez envoyer un e-mail vide à nom_de_votre_ML- edit@votredomaine.com.

Vous recevrez alors un e-mail qui vous guidera pour effectuer vos modifications.

Ci-dessous, une liste des fichiers contenant les textes de réponses et une brève description de l'utilisation de leur contenu. Pour éditer un fichier, envoyez simplement un message à envoi-edit.fichier, en substituant le nom du fichier à 'fichier'. Les instructions d'édition seront envoyées avec le fichier de texte.

Fichier Utilisation
bottom pied de page de toutes les réponses : infos générales.
digest section 'administrative' des bulletins periodiques.
faq réponses aux questions fréquentes au sujet de cette liste.
get_bad dans le cas de messages absents des archives.
help aide générale (entre 'top' et 'bottom').
info informations sur la liste. La première ligne en est un résumé.
mod_help aide spécifique aux modérateurs de liste.
mod_reject à l'expéditeur d'envois refusés.
mod_request aux modérateurs avec un envoi.
mod_sub à l'abonné après confirmation d'inscription du modérateur.
mod_sub_confirm aux modérateurs pour valider une inscription.
mod_timeout à l'expéditeur d'un message non valide depuis longtemps.
mod_unsub_confirm à un administrateur pour demander une désinscription.
sub_bad à l'abonné si la confirmation était mauvaise.
sub_confirm à l'abonné pour confirmer sa requête.
sub_nop à l'abonne après une nouvelle inscription.
sub_ok à l'abonne après un abonnement réussi.
top en-tête de chaque réponse.
trailer ajouté à la fin de chaque contribution à la liste.
unsub_bad à l'abonné si la confirmation de désinscription est fausse.
unsub_confirm à l'abonné pour demander confirmation de désinscription.
unsub_nop à un non-abonné après une demande de désabonnement.
unsub_ok à un ex-abonné après une désinscription réussie.

Exemple : Si vous souhaitez modifier le pied de page par défaut des e-mails envoyés à votre mailing list, il vous faudra envoyer un message à l'adresse « newsletter-edit.bottom@config-support.com ».

Vous recevrez alors un nouvel e-mail vous expliquant comment personnaliser le pied de page.