Suivre et gérer les e-mails automatisés de son hébergement web

Dernière mise à jour le 05/10/2022

Objectif

Les e-mails automatisés sont des messages envoyés via des scripts. Généralement à l'aide de la fonction « mail() » de PHP. Ils sont par exemple utilisés pour le formulaire de contact de votre site web et permettent à vos visiteurs de vous envoyer des messages.

Découvrez comment suivre et gérer les e-mails automatisés envoyés depuis votre hébergement web OVHcloud.

Prérequis

• Disposer d'une offre d'hébergement web OVHcloud.
• Être connecté à votre espace client OVHcloud.

En pratique

Le suivi et la gestion des e-mails automatisés de votre hébergement web OVHcloud s'effectuent depuis votre espace client OVHcloud. Une fois connecté, rendez-vous dans la partie Web Cloud, cliquez sur Hébergements, puis choisissez l'hébergement concerné dans la liste. Cliquez ensuite sur l'onglet Plus, puis sur Scripts emails.

La page qui s'affiche alors vous permet de suivre et de gérer les e-mails automatisés envoyés depuis votre hébergement web OVHcloud.

Présentation de la partie « Scripts emails »

La page affiche plusieurs informations vous permettant de visualiser l'activité des envois d'e-mails automatisés générés depuis vos scripts :

• État du service : état actuel du service réalisant les envois d'e-mails automatisés de votre hébergement web :

  • S'il est vert (« Activé » ou « Force »), cela signifie que les envois sont opérationnels.
  • S'il est rouge (« Désactivé », « Bounce » ou « SPAM »), les envois ne s'effectuent plus.
    

  Selon cet état, la gestion des envois sera différente.

• Rapport d'erreurs à : recevez-le quotidiennement sur l'adresse e-mail de votre choix. Définissez-la grâce au bouton Changer le destinataire. Ce rapport comporte les e-mails envoyés depuis votre hébergement web revenus en erreur chez OVHcloud. Un bouton Emails en erreur permet également de consulter ces rapports à tout moment sur la droite de la page Scripts emails.

• Total des e-mails envoyés : nombre total des e-mails automatisés envoyés depuis la création de votre hébergement web OVHcloud.
• E-mails envoyés aujourd'hui : nombre total des e-mails automatisés envoyés aujourd'hui uniquement.
• Total des e-mails en erreur : nombre total des e-mails automatisés envoyés depuis la création de votre hébergement web qui sont revenus en erreur chez OVHcloud.
• Historique des e-mails envoyés : graphique représentant l'historique des e-mails envoyés depuis votre hébergement web sur les jours précédents.

Sur la droite, plusieurs boutons permettent de gérer les envois d'e-mails automatisés depuis votre hébergement web. Selon l'état du service, certains peuvent ne pas être disponibles.

• Bloquer l'envoi : bloque la distribution des envois d'e-mails automatisés de votre hébergement web. Les e-mails générés par vos scripts après le blocage ne seront pas envoyés, mais conservés dans une file d'attente pendant 72 heures maximum.
• Débloquer l'envoi : débloque l'envoi des e-mails automatisés de votre hébergement web. Les e-mails présents dans la file d'attente seront également remis en distribution.
• Purger les e-mails : efface les e-mails présents dans la file d'attente et débloque l'envoi de mails.

Pour réaliser l'action souhaitée, cliquez sur le bouton correspondant puis sur Valider. Dans certains cas, l'action souhaitée peut nécessiter plusieurs dizaines de minutes pour être pleinement effective.

Si vous constatez que les e-mails générés depuis vos scripts ne sont plus envoyés alors que l'état du service permet toujours les envois (« Activé » ou « Force »), nous vous conseillons de :

• vérifier les scripts réalisant les envois : les scripts peuvent ne pas réussir l'envoi des e-mails à cause d'une erreur de syntaxe. Vérifiez le contenu de vos scripts, corrigez-les si nécessaire, puis effectuez un nouvel essai.

• tester l'envoi d'un e-mail via un script de test : créez un script de test réalisant l'émission d'un e-mail vers votre adresse personnelle à l'aide du code suivant :

<?php
$to = "RecipientEmail@adress.tld"; 
$subject = "Test mail PHP"; 
$content = "The body/content of the Email";
$headers = "From: Website <SendingEmail@address.tld>\r\nReply-To: SendingEmail@address.tld";

if (mail($to, $subject, $content, $headers))
echo "The email has been sent successfully!";
else
echo "Email did not leave correctly!";
?>

Pour le $headers, renseignez deux fois la même adresse e-mail émettrice.

Si vous recevez correctement le message The email has been sent successfully! sur l'adresse e-mail que vous avez définie à la ligne $to, cela indique que les scripts effectuant vos envois comportent des erreurs.

• Assurez-vous que vos envois n'utilisent pas de serveur SMTP : ne spécifiez pas de serveur SMTP dans les paramètres de vos scripts lorsque vous utilisez la fonction « mail() » de PHP. Si vous disposez d'une interface pour administrer les envois d'e-mails depuis votre site web, modifiez ce paramètre dans la configuration de ce dernier.

• Vérifiez la taille totale de votre e-mail : L'e-mail envoyé ne doit pas dépasser la taille totale de 10 Mo (encapsulation et en-tête inclus). Le contenu même de votre e-mail ne devra donc pas excéder les 7/8 Mo.

Gérer les états « Désactivé », « Bounce » et « SPAM »

L'état « Désactivé »

Cet état survient lorsque :

• trop d'e-mails ont été émis très rapidement ;
• trop d'e-mails sont retournés en erreur ;
• vous avez vous-même désactivé la fonctionnalité depuis votre espace client OVHcloud.

Pour débloquer la situation, rendez-vous dans la partie Web Cloud, cliquez sur Hébergements, puis choisissez l'hébergement concerné dans la liste. Cliquez ensuite sur l'onglet Plus, puis sur Scripts emails.

Cliquez enfin sur Débloquer l'envoi puis patientez quelques minutes le temps que le service d'envoi soit de nouveau actif.

L'état « Bounce »

Cet état survient lorsqu'un certain pourcentage de vos e-mails envoyés automatiquement est revenu en erreur.

Pour débloquer la situation, rendez-vous dans la partie Web Cloud, cliquez sur Hébergements, puis choisissez l'hébergement concerné dans la liste. Cliquez ensuite sur l'onglet Plus, puis sur Scripts emails.

Deux options sont possibles :

• Si vous cliquez sur Débloquer l'envoi, l'état du service passera en « Force ». Le ratio e-mails retournés en erreur / nombre total d'envoi d'e-mails envoyés autorisé avant un blocage sera doublé. L'envoi sera de nouveau opérationnel quelques minutes après le déblocage.
• Si vous cliquez sur Purger les e-mails, cela effacera tous les e-mails de la file d'attente et l'état du service repassera en « Activé » sans doubler le ratio.

L'état « SPAM »

Cet état survient lorsque des mails considérés comme du SPAM ont été émis depuis votre hébergement.

Généralement, ce blocage est accompagné par l'envoi d'un e-mail intitulé « Abus avec votre hébergement domain.tld » généré automatiquement par nos robots de sécurité :

Trois cas de figure sont possibles par rapport à cette situation :

• Cas n°1 : exploitation d'un formulaire de contact par un robot :

Pour corriger cette situation, vous devez sécuriser l'ensemble des scripts en capacité d'émettre des e-mails depuis votre hébergement, à l'aide d'un système de type « Captcha ».

Rendez-vous ensuite dans la partie Web Cloud, cliquez sur Hébergements puis choisissez l'hébergement concerné dans la liste. Cliquez ensuite sur l'onglet Plus puis sur Scripts emails.

Cliquez alors sur Purger les e-mails, cela effacera tous les e-mails de la file d'attente et l'état du service repassera en « Activé ».

Une purge est obligatoire dans ce cas pour effacer les SPAM en attente d'envoi.

• Cas n°2 : injection de fichiers malveillants dans votre hébergement :

Pour corriger cette situation, vous devez effectuer au moins les actions suivantes :

• Analysez les logs de votre hébergement pour identifier les failles de sécurité et les fichiers infectés.
• Supprimez ou corrigez le(s) fichier(s)/module(s) malveillant(s).
• Pour les CMS (Wordpress, Joomla, Prestashop, Drupal, ...), mettez à jour le CMS, le(s) plugin(s) et le thème associés.
• Sécurisez vos formulaires de contact avec un « captcha ».

Si vous utilisez un CMS, privilégiez l'utilisation de plugin(s)/thème(s) « officiel(s) ». Mettez à jour le CMS, les plugins et le thème associés le plus régulièrement possible pour éviter que cela se reproduise.

Une fois votre hébergement sécurisé, rendez-vous dans la partie Web Cloud, cliquez sur Hébergements puis choisissez l'hébergement concerné dans la liste. Cliquez ensuite sur l'onglet Plus puis sur Scripts emails.

Cliquez alors sur Purger les e-mails, cela effacera tous les e-mails de la file d'attente et l'état du service repassera en « Activé ».

Une purge est obligatoire dans ce cas pour effacer les SPAM en attente d'envoi.

• Cas n°3 : Envoi d'e-mails légitimes considérés comme du SPAM :

Si vous êtes à l'origine des e-mails ayant engendré le blocage, vous trouverez ci-dessous quelques exemples d’usages à éviter lors de l'envoi d'un e-mail (pour qu'il ne soit pas considéré trop « facilement » comme un SPAM) :

• 3 mots ou plus en majuscules dans le sujet/objet de l'e-mail.
• Pas de sujet/texte renseigné dans l'e-mail.
• L'e-mail contient juste une image de taille supérieure à 1 Mo et quelques mots.
• Le sujet de l'e-mail commence par : Hi, FREE, BUY, BUYING,....
• L'e-mail contient plus de 70 % de blanc (abus sur la touche « ESPACE » ou « ENTRÉE » du clavier).
• La police d’écriture utilisée pour la rédaction de l'e-mail est extrêmement grande.
• La couleur d'écriture et la couleur de fond sont identiques pour rédiger l'e-mail.
• L'adresse IP publique (IP de votre point d'accès internet par exemple) est listée chez des organismes de réputation.
• L'entête de l'e-mail envoyé ne respecte pas les RFC « e-mails » (normes ou standards e-mails).
• Le ou les liens présents dans l'e-mail sont incorrects.
• Une URL dans l'e-mail est non sécurisée (exemple: déclarée en https:// alors que l'URL n'existe qu'en http://)
• L'e-mail contient des termes à caractère pornographique ou s’en rapprochant.
• L'e-mail contient un exécutable (EXE, BAT, PIF, XML, XLSX ou des documents avec des « macros »), même s'il est « zippé ».

Si malgré cela l'état du service repasse en état « SPAM », répondez à l'e-mail automatique que vous avez reçu en précisant que vous avez fait le nécessaire.

Notre service anti-spam analysera la situation et notre support reviendra vers vous pour vous expliquer la procédure de déblocage.

Envoi d'e-mails à l'aide d'un script « SMTP »

Même si nous vous recommandons vivement de privilégier l'utilisation de la fonction « mail() » de PHP, les hébergements mutualisés permettent d'envoyer des e-mails en passant par un script utilisant le protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). La taille totale de votre e-mail ne pourra pas dépasser les 10 Mo (soit 7/8 Mo hors encapsulation).

Pour cela, vous pouvez utiliser le script suivant en remplaçant uniquement les valeurs Host, Username et Password par vos propres paramètres SMTP :

$mail->Host = "your.smtp.server";
$mail->SMTPAuth = true; 
$mail->SMTPSecure = "ssl";
$mail->Port = 465; 
$mail->Username = "e-mail@adress.tld"; 
$mail->Password = "YourEmailPassword"; 

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