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Créer et utiliser des comptes de ressource

Ajouter et utiliser les comptes de ressource avec l’offre Exchange

Dernière mise à jour le 22 décembre 2020

Objectif

Cette fonction collaborative de Exchange permet de créer des adresses de messagerie dédiées aux ressources de votre organisation, telles que les salles de conférence et les équipements partagés. L'utilisation de ces comptes de ressources permet d'optimiser l'organisation d'événements dans un environnement de travail collaboratif, en fournissant des contrôles de disponibilité et en intégrant les ressources de manière transparente à vos calendriers Exchange.

Ce guide explique la gestion des ressources à l'aide de l'espace client OVHcloud et de l'application Outlook Web App (OWA).

Prérequis

En pratique

Connectez-vous à votre espace client OVHcloud et sélectionnez Web Cloud dans la barre de navigation supérieure. Cliquez sur Microsoft dans la barre de services située à gauche, puis sur Exchange. Sélectionnez ensuite le service Exchange concerné. Cliquez sur l'onglet Plus + , puis sur Ressources.

Étape 1 : créer une ressource

créer ressource

Cliquez sur le bouton Ajouter un compte de ressource pour créer votre première ressource. Dans la nouvelle fenêtre, renseignez les champs suivants:

créer ressource

Nom Description
E-mail de la ressource Entrez l'adresse de la ressource. Notez que vous ne pouvez pas choisir une adresse de messagerie existante.
Nom de la ressource Nom complet qui apparaît dans votre espace client OVHcloud et dans le webmail OVHcloud (OWA).
Capacité Vous pouvez définir la taille maximale d'une ressource (en spécifiant par exemple le nombre de places assises d'une pièce ou les sièges d'un véhicule de société partagé).
Permettre les conflits Si cette case est cochée, vous pourrez créer des événements de calendrier se chevauchant et impliquant la même ressource.
Type de ressource Choisissez le type de ressource: « Équipement » ou « Salle ».

Cliquez sur Suivant pour passer au résumé, puis confirmez la tâche en cliquant sur Créer.

Étape 2 : utiliser des ressources

Vos ressources peuvent être gérées à partir du tableau de l'onglet « Ressources ». Cliquez sur ... pour modifier ou supprimer une ressource. L'option Configurer les délégations s'affichera également. Avec cette option, vous pourrez déléguer l'accès de la même manière que pour un compte Exchange. Retrouvez les détails dans ce guide.

utiliser ressources

Ajouter un calendrier de ressources dans OWA

Consultez également notre guide sur le Partage de calendriers depuis l'interface OWA.

Connectez-vous à votre compte Exchange via le webmail OVHcloud. Basculez vers l'interface « Calendrier » en cliquant sur le « lanceur d'application » dans le coin supérieur gauche, puis en sélectionnant l'icône Calendrier.

ajouter calendrier

Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur Ajouter un calendrier, puis sur À partir de l'annuaire.

sélectionner ressource

Saisissez du texte pour afficher les suggestions de vos contacts, entrez une adresse électronique complète ou utilisez l'option de recherche via À partir de l'annuaire. Toutefois, l'adresse de messagerie de la ressource doit être suggérée à ce stade, car elle a été automatiquement ajoutée à la liste d'adresses globale (GAL) lors de sa création. Cliquez sur Ouvrir pour ajouter le calendrier de cette ressource à la vue d'ensemble de votre calendrier.

Créer un événement dans OWA

Pour planifier un événement, cliquez d'abord sur Nouveau dans la barre de menu supérieure et sélectionnez Évènement de calendrier. Dans la nouvelle fenêtre, vous pouvez définir les détails de votre événement et ajouter l'équipement requis et l'emplacement en ajoutant les ressources correspondantes.

planification

Le gestionnaire d'événements se compose de trois volets :

Détails

  • (1) Ajouter un titre pour l'événement : ceci sera affiché dans les calendriers.
  • (2) Ajouter un emplacement ou une salle : vous pouvez choisir parmi vos comptes de ressources.
  • (3) Début/Fin : définissez la durée de l'événement.
  • (4) Répéter : le cas échéant, choisissez un cycle de répétition (quotidien, le même jour chaque mois, etc.).
  • (5) Rappel : OWA affiche une fenêtre de rappel à l'heure spécifiée.
  • (6) Afficher comme : choisissez un état pour votre calendrier de disponibilité.
  • (7) Ajouter un rappel par courrier : une option permettant d'envoyer des rappels par e-mail à vous-même ou à tous les participants.

Saisissez votre message d'invitation dans l'éditeur (8) et continuez à ajouter des participants à votre événement.

Si vous tentez d'ajouter une ressource déjà réservée (« occupée »), un message s'affiche et suggère d'utiliser l'Assistant de planification (9), qui fournit une vue d'ensemble plus large du calendrier de la période choisie.

Contacts

Comme un compte de ressources est également un contact, vous pouvez ajouter des salles et des équipements dans ce volet, exactement comme pour les autres participants (10). Commencez à taper pour afficher les suggestions de vos contacts, entrez un e-mail complet ou utilisez l'option de recherche (un clic sur + ouvrira vos contacts).

Une fois que vous avez finalisé la planification en cliquant sur Envoyer dans la barre de menus supérieure, le compte de ressources vous envoie un message pour confirmer qu'il est réservé pour votre événement. Cochez la case « Demander des réponses » si vous avez besoin d'une confirmation active de la part des invités pour mettre à jour automatiquement votre calendrier.

Planification

Un extrait de calendrier de vos propres événements, intitulé Planifier, s'affiche à droite dès que vous ajoutez une ressource ou une personne à l'événement. Il fournit un aperçu graphique de la disponibilité des ressources le jour choisi ; vous pouvez définir l'heure et la durée de l'événement directement en cliquant avec la souris et en sélectionnant le menu en haut à droite.

Si nécessaire, cliquez sur Assistant Planification dans le volet Contacts pour ouvrir une vue d'ensemble encore plus détaillée. Cet assistant est utile pour les événements plus importants ou si vous devez gérer les conflits, car il visualise l'ensemble du processus de planification. Vous pouvez vérifier la disponibilité et ajuster votre planification en sélectionnant des emplacements et des contacts, sans quitter cette interface.

assistant

Messages de réponse de la ressource

Après avoir créé l'événement (en cliquant sur Envoyer dans la barre de menu supérieure), Exchange enverra automatiquement des messages :

  • Les participants recevront des invitations (pour mettre à jour les calendriers concernés ou uniquement les leurs, selon votre choix de « Demander des réponses » auparavant).

  • Vous recevrez un e-mail de confirmation provenant de chaque compte de ressource choisi (si la ressource est disponible ou si elle est réservée mais que vous avez coché « Permettre les conflits » lors de la création).

message d'acceptation

  • Vous recevrez un e-mail de refus provenant de chaque compte de ressource choisi (si la ressource n'est pas disponible et si vous n'avez pas coché « Permettre les conflits » lors de la création).

message de refus

Aller plus loin

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