Crea e utilizza account di risorsa
In questa guida ti mostriamo come configurare degli account di risorsa
Ultimo aggiornamento: 22 dicembre 2020
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Obiettivo
Questa funzione collaborativa di Exchange permette di creare indirizzi di posta dedicati alle risorse della tua organizzazione, come sale di conferenza e dispositivi condivisi. L'utilizzo di questi account di risorse permette di ottimizzare l'organizzazione di eventi in un ambiente di lavoro collaborativo, fornendo controlli di disponibilità e integrando le risorse in modo trasparente nei calendari Exchange.
Questa guida ti mostra come gestire le risorse utilizzando lo Spazio Cliente OVHcloud e l'applicazione Outlook Web App (OWA).
Prerequisiti
- Disporre di una soluzione Exchange OVHcloud già configurata
- Avere accesso allo Spazio Cliente OVHcloud
- Disporre delle credenziali di accesso per gli account di posta che hanno accesso alla risorsa
Procedura
Accedi allo Spazio Cliente OVHcloud e seleziona Web Cloud nella barra di navigazione superiore. Clicca su Microsoft e poi su Exchange. Seleziona il servizio Exchange interessato. Clicca sulla scheda Plus + e poi su Risorse.
Step 1: creare una risorsa
Clicca sul pulsante Aggiungi un account risorsa per creare la tua prima risorsa. Nella nuova finestra inserisci i seguenti campi:
| Nome | Descrizione |
|---|---|
| Email della risorsa | Inserisci l'indirizzo della risorsa. Non è possibile scegliere un indirizzo di posta esistente. |
| Nome della risorsa | Nome completo che compare nello Spazio Cliente OVHcloud e nella Webmail OVHcloud (OWA). |
| Capacità | È possibile definire la dimensione massima di una risorsa (specificando, ad esempio, il numero di posti a sedere di una parte o i sedili di un veicolo condiviso). |
| Permettere i conflitti | Se seleziona questa opzione, potrai creare eventi di calendario che si sovrappongono e coinvolgono la stessa risorsa. |
| Tipo di risorsa | Scegli il tipo di risorsa: "Apparecchiature" o "Sala". |
Clicca su Avanti per riassumere e conferma cliccando su Crea.
Step 2: utilizzare le risorse
Le risorse possono essere gestite dalla tabella della scheda "Risorse". Clicca sui tre puntini .... per modificare o eliminare una risorsa. Comparirà anche l'opzione Configura le deleghe. Con questa opzione, potrai delegare l'accesso allo stesso modo di un account Exchange. Per maggiori informazioni, consulta questa guida.
Aggiungi un calendario delle risorse in OWA
Consulta anche la nostra guida sulla condivisione di calendari dall'interfaccia OWA.
Accedi al tuo account Exchange tramite la Webmail OVHcloud. Clicca sul pulsante "Avanti" in alto a sinistra e seleziona l'icona Calendario.
Nella barra di navigazione superiore, clicca su Aggiungi un calendario e poi su A partire dall'elenco.
Inserisci un testo per visualizzare i suggerimenti dei tuoi contatti, inserisci un indirizzo email completo o utilizzi l'opzione di ricerca tramite A partire dall'elenco. Tuttavia, l'indirizzo di posta della risorsa deve essere suggerito in questa fase perché è stato automaticamente aggiunto alla lista di indirizzi globale (GAL) al momento della sua creazione. Clicca su Aprire per aggiungere il calendario di questa risorsa alla visione d'insieme del tuo calendario.
Creare un evento in OWA
Per pianificare un evento, clicca prima su Nuovo nella barra del menu superiore e seleziona Modifica il calendario. Nella nuova finestra, puoi definire i dettagli del tuo evento e aggiungere l'equipaggiamento necessario e la posizione aggiungendo le risorse corrispondenti.
Il gestore degli eventi è composto da tre parti:
Descrizione
- (1) Aggiungi un titolo all'evento: questo sarà visualizzato nei calendari.
- (2) Aggiungere una posizione o una sala: scegli tra i tuoi account di risorse.
- (3) Inizio/Fine: definisci la durata dell'evento.
- (4) Ripetere: se necessario, scegli un ciclo di ripetizione (giornaliero, stesso giorno ogni mese, ecc.).
- (5) Si ricorda: OWA mostra una finestra di promemoria all'ora specificata.
- (6) Mostra come: scegli uno stato per il tuo calendario di disponibilità.
- (7) Aggiungi un promemoria via posta: un'opzione che permette di inviare richiami via email a te stesso o a tutti i partecipanti.
Inserisci il tuo messaggio di invito nell'editore (8) e continua ad aggiungere partecipanti al tuo evento.
Se cerchi di aggiungere una risorsa già riservata ("occupata"), visualizzi un messaggio e suggerisce di utilizzare l'Assistente di pianificazione (9), che fornisce una visione d'insieme più ampia del calendario del periodo scelto.
Contatti
Dato che un account risorsa è anche un contatto, è possibile aggiungere sale e attrezzature in questa sezione, esattamente come per gli altri partecipanti (10). Inizia a digitare per visualizzare i suggerimenti dei tuoi contatti, inserisci un'email completa o utilizzi l'opzione di ricerca (un click su + aprirà i tuoi contatti).
Una volta terminata la pianificazione, clicca su Invia nella barra dei menu superiore, l'account risorsa ti invia un messaggio per confermare che è prenotato per il tuo evento. Seleziona la casella "Richiedere risposte" se hai bisogno di una conferma attiva da parte degli invitati per aggiornare automaticamente il tuo calendario.
Pianificazione
A destra compare un estratto del calendario dei tuoi eventi, intitolato Pianificare, non appena aggiungi una risorsa o una persona all'evento. fornisce un'anteprima grafica della disponibilità delle risorse il giorno scelto; per definire l'orario e la durata dell'evento, clicca sul mouse e seleziona il menu in alto a destra.
Se necessario, clicca su Assistant Planification nella sezione Contatti per aprire una panoramica ancora più dettagliata. Questo assistente è utile per eventi più importanti o per gestire i conflitti, perché visualizza l'intero processo di pianificazione. Per verificare la disponibilità e adattare la tua pianificazione selezionando posizioni e contatti, senza abbandonare questa interfaccia.
Messaggi di risposta della risorsa
Dopo aver creato l'evento (cliccando su Invia nella barra del menu superiore), Exchange invierà automaticamente dei messaggi:
-
I partecipanti riceveranno inviti (per aggiornare i calendari o solo i loro, a seconda della scelta di "richiedere risposte" in precedenza).
-
Riceverai un'email di conferma da ogni resource account scelto (se la risorsa è disponibile o se è riservata ma hai selezionato "Permettere i conflitti" durante la creazione).
- Riceverai un'email di rifiuto da ogni resource account scelto (se la risorsa non è disponibile e non hai selezionato "Permettere i conflitti" durante la creazione).
Per saperne di più
Consulta il tuo account Exchange dall'interfaccia OWA
Condividi un calendario dall'interfaccia OWA
Condividi una cartella con l'interfaccia OWA
Contatta la nostra Community di utenti all’indirizzo https://community.ovh.com/en/.
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