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Exchange 2016: guida all’utilizzo di Outlook Web App

'Exchange 2016: guida all''utilizzo di Outlook Web App'

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Cos'è Outlook Web App (OWA)?

OWA è la Webmail di Exchange, che ti permette di consultare e utilizzare il tuo account Exchange e tutte le sue funzionalità da una classica pagina Internet.

Questa interfaccia è molto utile per configurare e utilizzare un account Exchange se non disponi di un client di posta compatibile.

Dove e come ti connetti a OWA?

L'indirizzo email corrisponde all'indirizzo Exchange completo a cui vuoi accedere.

La password è quella che hai definito nel tuo Spazio Cliente OVH al momento della creazione del tuo account Exchange.

Offerta Hosted Exchange:https://ex.mail.ovh.net

Offerta Private Exchange: L'URL di accesso dipende dal nome dell'host del tuo server, definito al momento della creazione del servizio.

Informazioni aggiuntive

La prima volta che accedi a OWA, è necessario definire il tuo fuso orario.

Posta

Quando ti connetti, accedi di default alla sezione Posta.

Per utilizzare le altre app disponibili (Calendario, Persone e Attività), clicca su uno dei quadrati blu in alto a sinistra.

Per creare nuovi messaggi, clicca su Nuova

Cliccando sulla freccia nera, ti vengono proposte 2 opzioni:

  • Messaggio di posta elettronica
  • Evento del calendario

Nella colonna di sinistra trovi le cartelle di sistema e altre cartelle personalizzate (nel nostro esempio, Dossier TEST).

Nuovo messaggio

Puoi, ad esempio, allegare un file alla tua email, utilizzare le app aggiuntive disponibili su OWA o attivare la conferma di lettura e ricevuta di ritorno.

Trovi anche tutte le opzioni classiche di modifica del contenuto (tipo di carattere, dimensione, colore, ecc...).

Informazioni aggiuntive La dimensione massima di un file allegato con OWA è di 35 MB. L'applicazione di sincronizzazione ActiveSync impone un limite di 10 MB per gli allegati (soprattutto sugli smartphone compatibili). Utilizzando un client di posta compatibile (ad esempio Outlook), la dimensione massima di un allegato è di 100 MB.

Cartelle di sistema e cartelle personalizzate

Di default, visualizzi queste cartelle di sistema:

  • Posta in arrivo
  • Bozze
  • Posta inviata
  • Posta eliminata
  • Posta indesiderata
  • Abbonamenti RSS
  • Note

Una cartella di sistema non può essere rinominata, spostata o eliminata. Sono regole fisse e non modificabili.

Cliccando con il tasto destro sul nome del tuo account Exchange o su una cartella, ti vengono proposte una serie di opzioni:

Crea nuova cartella: crei una cartella dove hai cliccato con il tasto destro. Nel nostro esempio, viene creata allo stesso livello delle altre cartelle di sistema.

Rinomina: rinomini una cartella personalizzata.

Elimina: elimini una cartella personalizzata.

Svuota cartella: svuoti una cartella di sistema o personalizzata. Tutto il contenuto viene trasferito nella "Posta eliminata"

Aggiungi a Preferiti: aggiungi la cartella selezionata ai "Preferiti".

Sposta... : sposti la cartella selezionata in un'altra cartella.

Contrassegna tutti come letti: segni come lette tutte le email di una cartella.

Aggiungi cartella condivisa... : consente l'accesso a una cartella che un altro utente della tua piattaforma Exchange ha condiviso con te (questa opzione non è disponibile se clicchi con il tasto destro su una cartella di sistema o personalizzata).

Autorizzazioni... : permette di autorizzare un altro utente della tua piattaforma Exchange ad accedere alla cartella che hai selezionato o personnalizzarla. Una volta assegnati i permessi, l'utente con cui condividi la cartella deve utilizzare la funzionalità sopra descritta (Aggiungi cartella condivisa) dall'OWA del suo account Exchange.

Contenuto di una cartella

Visualizza il contenuto della cartella scelta: nel nostro esempio, abbiamo selezionato la cartella di sistema "Posta in arrivo", che contiene due email di prova.

Nella parte alta di questa colonna trovi un motore di ricerca per la ricerca di email, contatti o le diverse opzioni di classificazione:

Tutti: ti mostra tutte le email.

Non letti: ti mostra solo le email non lette.

Inviati a me: ti mostra solo le email che ti sono state inviate direttamente.

Contrassegnato: ti mostra solo le email con un contrassegno (simbolo ⚐ alla fine del titolo dell'email).

Ordina per: ti permette di gestire la visualizzazione delle email utilizzando diversi sistemi di selezione (Data, Destinatario, Contrassegnati, Dimensione, ecc...).

Opzioni dell'email

Ecco le opzioni disponibili se clicchi con il tasto destro su un'email:

Rispondi: ti permette di rispondere all'ultimo mittente.

Rispondi a tutti: ti permette di rispondere a tutte le persone incluse nei campi "A" e "cc".

Inoltra: ti permette di trasferire l'email a un'altra casella di posta.

Elimina: ti permette di eliminare l'email selezionata.

Archivia: ti permette di archiviare le email nella cartella "Archivio". È possibile personalizzare il nome di questa cartella.

Contrassegna come non letto: ti permette di segnare come non letta l'email selezionata.

Aggiungi: ti permette di mantenere l'email nella parte superiore della cartella. Quando questa funzionalità è attiva, l'opzione nel menu sarà "Rimuovi".

Contrassegna come completato: visualizzi questa opzione quando sull'email viene impostato un contrassegno (⚐) e può essere quindi segnato come terminato.

Contrassegna come posta indesiderata: ti permette di segnare come indesiderata l'email selezionata e il suo mittente. L'email viene spostata automaticamente nella cartella di sistema "Posta indesiderata". Trovi l'elenco degli utenti autorizzati o bloccati nelle "Impostazioni" (icona a forma di ingranaggio), "Opzioni", "Account", "Blocca o consenti".

Ignora: ignori l'email selezionata e la conversazione associata. L'email e la conversazione verranno spostate nella cartella di sistema "Posta eliminata". Anche le future email di questa conversazione verranno inserite automaticamente in questa cartella.

Sposta: ti permette di spostare l'email selezionata in una cartella specifica.

Categorizza: ti permette di categorizzare l'email selezionata associando un colore, gestire le tue categorie e modificare i colori utilizzati.

Crea regola... : ti permette di creare una regola per la posta in arrivo del tuo account Exchange e di applicarla anche alle future email ricevute.

Contenuto di un'email

Visualizzi il contenuto dell'email selezionata, la foto del profilo del mittente, la data e l'ora di ricezione dell'email e le varie opzioni aggiuntive:

Rispondi a tutti: ti permette di rispondere a tutte le persone che hanno ricevuto l'email, presenti nel campo "A".

Altre azioni (rappresentate dal simbolo "v"): ti permette di visualizzare le altre opzioni disponibili.

Opzioni aggiuntive:

Rispondi: ti permette di rispondere all'ultima persona che ha risposto all'email.

Rispondi a tutti: ti permette di rispondere a tutte le persone che hanno ricevuto l'email, presenti nel campo "A".

Inoltra: ti permette di trasferire le email a un'altra casella di posta.

Rispondi a tutti con una riunione: ti permette di creare una richiesta di riunione, che deve essere accettata da parte delle persone interessate.

Rispondi tramite messaggistica istantanea: questa opzione al momento non è disponibile, verrà implementata con l'arrivo dell'applicazione Lync.

Rispondi a tutti tramite messaggistica istantanea: questa opzione al momento non è disponibile, verrà implementata con l'arrivo dell'applicazione Lync.

Elimina: ti permette di eliminare l'email selezionata.

Elimina tutti i messaggi da: ti permette di eliminare tutte le email ricevute da uno specifico mittente.

Contrassegna come posta indesiderata: ti permette di segnare come indesiderata l'email selezionata e il suo mittente. L'email viene spostata automaticamente nella cartella di sistema "Posta indesiderata". Trovi l'elenco degli utenti autorizzati o bloccati in "Impostazioni" (la rotella dell'ingranaggio), "Opzioni", "Blocca o consenti".

Contrassegna come non letto: ti permette di segnare come non letta l'email selezionata.

Stampa: ti permette di aprire l'email selezionata in una finestra aggiuntiva per stamparla in un secondo momento.

Visualizza dettagli messaggio: ti permette di visualizzare l'intestazione dell'email selezionata. Con questa opzione puoi accedere al percorso dell'email (server utilizzato, data, ora, ecc...) fino al suo arrivo sui nostri server. In alcuni casi, il nostro supporto potrebbe chiederti di utilizzare questa opzione per diagnostiche particolari.

Apri in una'altra finestra: ti permette di aprire l'email selzionata in un'altra finestra.

Informazioni generali

Il tasto Calendario ti permette di consultare, gestire o creare i tuoi calendari. In questa sezione puoi anche accedere ai calendari condivisi o iniziare a condividerne.

Nuovo

Questo tasto ti permette di aggiungere un evento al tuo calendario o a un calendario condiviso.

Come per la scrittura di una nuova email, trovi varie opzioni per modificare il contenuto dell'evento aggiunto al calendario selezionato.

Informazioni generali

Il tasto Persone ti permette di visualizzare i contatti e di creare contatti o cartelle di contatti collegati al tuo account Exchange.

Nella colonna di sinistra trovi i contatti collegati al tuo account Exchange e alla piattaforma Exchange (o alla rubrica generale), oltre agli indirizzi degli account di risorse della sezione "Directory".

Nuovo

Questo tasto ti permette di creare nuovi contatti o gruppi di contatti.

Informazioni sul contatto:

Al momento della creazione di un nuovo contatto ti vengono richieste informazioni aggiuntive come nome, cognome, telefono, ecc...

Gruppo di contatti

Al momento della creazione di un gruppo di contatti ti viene richiesto di aggiungere membri al gruppo, cioè indirizzi email collegati alla tua rubrica o indirizzi esterni che puoi inserire manualmente. Successivamente puoi decidere di inviare al tuo gruppo di contatti un'email, che verrà quindi ricevuta da tutti gli utenti che hai precedentemente aggiunto.

Informazioni aggiuntive

OWA non ti permette di condividere contatti. Per farlo, è necessario disporre di un client di posta compatibile, ad esempio Outlook.

Informazioni generali

Il tasto Attività ti permette di creare, gestire e visualizzare le attività collegate al tuo account Exchange.

Nella colonna centrale sarà visibile il contenuto della cartella delle attività selezionate, in quella di destra i dettagli.

Nuovo

Questo tasto ti permette di creare una nuova attività nella cartella delle attività selezionata, scegliere l'oggetto, la scadenza e aggiungere ulteriori dettagli, come il soggetto, la data di completamento, la percentuale di avanzamento, ecc...

Cartella Attività

Nella colonna di sinistra visualizzerai tutte le cartelle delle attività. Per creare una cartella personalizzate delle attività , clicca con il tasto destro sul menu Le mie attività.

Informazioni aggiuntive

OWA non ti permette di condividere contatti. Per farlo, è necessario disporre di un client di posta compatibile, ad esempio Outlook.

Opzioni

Con questo tasto puoi accedere a queste opzioni:

  • Cambia: ti permette di modificare la foto del profilo del tuo account Exchange.

  • Apri un'altra cassetta postale: consulta la guida disponibile su questo argomento:

  • Esci: ti permette di disconnettere l'account Exchange e visualizzare la pagina di autenticazione di OWA.

Foto del profilo

Clicca sul tasto Cambia, poi scegli la foto da visualizzare nel tuo profilo.

Opzioni

In questa sezione trovi le impostazioni generali del tuo account Exchange e le opzioni aggiuntive, come:

Aggiorna: ti permette di aggiornare il tuo account Exchange. Ad esempio, se qualcuno ti invia un'email, utilizza questo tasto per aggiornare la cartella della posta in arrivo.

Gestione app: ti permette di gestire o aggiungere a OWA delle applicazioni aggiuntive (o plugin). Alcune app sono preinstallate dai nostri amministratori e non possono essere cancellate.

Impostazioni offline: ti permette di attivare o disattivare l'accesso al tuo account Exchange in modalità offline. Questa opzione è utile per accedere al tuo account Exchange anche senza connessione a Internet.

Cambia il tema: ti permette di modificare il tema e i colori di OWA.

Opzioni: ti permette di visualizzare le opzioni aggiuntive del tuo account Exchange. Per maggiori informazioni, vai alla sezione successiva.

Guida (simbolo a forma di punto interrogativo): Guida Microsoft.

Opzioni aggiuntive del tuo account Exchange

In questa sezione trovi queste opzioni:

Generale: ti permette di visualizzare le informazioni generali del tuo account Exchange e dell'interfaccia OWA. Puoi modificare anche la password del tuo account Exchange e alcune informazioni.

  • Informazioni aggiuntive: puoi modificare nome, cognome, nome visualizzato e indirizzo Exchange solo dal tuo Spazio Cliente OVH.

Posta: ti permette di definire le regole della posta in arrivo, le risposte automatiche e consultare i rapporti di consegna del tuo account Exchange.

Calendario: ti permette di modificare più opzioni del tuo calendario, ad esempio notifiche, reminder, ecc...

Aggiungi un'immagine

Per essere inclusa nella tua firma, l'immagine non deve essere salvata in locale sul tuo computer ma disponibile online e accessibile da un browser. Accedi alle Opzioni, apri il menu Posta, clicca su Layout e poi su Firma di posta elettronica.

Apri il browser e inserisci l'URL a cui è disponibile la tua immagine (ad esempio, www.tuodominio.com/nome-immagine).

Clicca sull'immagine e trascinala nel riquadro della firma.

Clicca sull'immagine per ridimensionarla.

Seleziona la casella "Includi automaticamente la mia firma nei nuovi messaggi che scrivo"

Informazioni aggiuntive

Accedi all'Office Store per visualizzare le altre app disponibili. Non tutte le applicazioni possono essere installate automaticamente, alcune richiedono l'autorizzazione di un amministratore. In questo caso, contatta il supporto Exchange per maggiori informazioni.