Utilização das contas de recurso

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Última atualização: 22 de dezembro de 2020

Esta tradução foi automaticamente gerada pelo nosso parceiro SYSTRAN. Em certos casos, poderão ocorrer formulações imprecisas, como por exemplo nomes de botões ou detalhes técnicos. Recomendamos que consulte a versão inglesa ou francesa do manual, caso tenha alguma dúvida. Se nos quiser ajudar a melhorar esta tradução, clique em "Contribuir" nesta página.

Objetivo

Esta função colaborativa do Exchange permite criar endereços de e-mail dedicados aos recursos da sua organização, tais como salas de conferência e equipamentos partilhados. A utilização destas contas de recursos permite otimizar a organização de eventos num ambiente de trabalho colaborativo, ao fornecer controlos de disponibilidade e ao integrar os recursos de forma transparente nos seus calendários Exchange.

Este guia explica a gestão dos recursos com a ajuda da Área de Cliente OVHcloud e da aplicação Outlook Web App (OWA).

Requisitos

Instruções

Ligue-se à sua Área de Cliente OVHcloud e selecione Web Cloud na barra de navegação superior. Clique em Microsoft e, a seguir, em Exchange. De seguida, selecione o serviço Exchange em causa. Clique no separador Plus + e, a seguir, em Recursos.

1 - criar um recurso

criar

Clique no botão Adicionar uma conta de recurso para criar o seu primeiro recurso. Na nova janela, introduza os seguintes campos:

criar

Nome Descrição
E-mail do recurso Introduza o endereço do recurso. Tenha em atenção que não pode escolher um endereço de e-mail existente.
Nome do recurso Nome completo que aparece na Área de Cliente OVHcloud e no webmail OVHcloud (OWA).
Capacidade Pode definir a dimensão máxima de um recurso (especificando, por exemplo, o número de lugares sentados de uma peça ou os lugares sentados de um veículo de empresa partilhada).
Permitir conflitos Se esta opção for selecionada, poderá criar eventos de calendário que se sobreponham e envolvam o mesmo recurso.
Tipo de recurso Escolha o tipo de recurso: "Equipamento" ou "Sala".

Clique em Seguinte para passar ao resumo e confirme a tarefa clicando em Criar.

Etapa 2: utilizar recursos

Os seus recursos podem ser geridos a partir da tabela do separador "Recursos". Clique em ... para modificar ou eliminar um recurso. A opção Configurar as delegações também será apresentada. Com esta opção, poderá delegar o acesso da mesma forma que para uma conta Exchange. Consulte os detalhes neste guia.

utilizar

Adicionar um calendário de recursos à OWA

Consulte também o nosso manual sobre Partilha de calendários a partir da interface OWA.

Ligue-se à sua conta Exchange através do webmail OVHcloud. Migre para a interface "Calendário" clicando no "aplicador" no canto superior esquerdo e selecionando o ícone Calendário.

adicionar

Na barra de navegação superior, clique em Adicionar um calendário e depois em A partir do anuário.

selecionar recurso

Introduza texto para apresentar as sugestões dos seus contactos, introduza um endereço eletrónico completo ou utilize a opção de pesquisa via A partir do anuário. No entanto, o endereço de e-mail do recurso deve ser sugerido nesta fase, uma vez que foi automaticamente acrescentado à lista de endereços global (GAL) aquando da sua criação. Clique em Abrir para adicionar o calendário deste recurso à vista de conjunto do seu calendário.

Criar um evento no OWA

Para planear um evento, clique em Novo na barra de menu superior e selecione Evento de calendário. Na nova janela, pode definir os detalhes do evento e adicionar o equipamento necessário e a localização adicionando os recursos correspondentes.

planeamento

O gestor de eventos é composto por três componentes:

Detalhes

  • (1) Adicionar um título para o evento: isto será apresentado nos calendários.
  • (2) Adicionar um espaço ou uma sala: pode escolher entre as suas contas de recursos.
  • (3) Início/Fim: defina a duração do evento.
  • (4) Repetir: se necessário, selecione um ciclo de repetição (diário, no mesmo dia todos os meses, etc.).
  • (5) Lembrete: A OWA exibe uma janela de chamada à hora especificada.
  • (6) Apresentar como: escolha um estado para o seu calendário de disponibilidade.
  • (7) Acrescentar uma carta de insistência: uma opção que permita enviar alertas por e-mail a si ou a todos os participantes.

Introduza a sua mensagem de convite no editor (8) e continue a adicionar participantes ao seu evento.

Se tentar adicionar um recurso já reservado ("ocupado"), aparecerá uma mensagem que sugere a utilização do Assistente de Planeamento (9), que fornece uma visão mais ampla do calendário do período escolhido.

Contactos

Uma vez que uma conta de recursos é também um contacto, pode adicionar salas e equipamentos neste domínio, tal como para os outros participantes (10). Comece a escrever para apresentar as sugestões dos seus contactos, introduza um e-mail completo ou utilize a opção de pesquisa (um clique em + abrirá os seus contactos).

Depois de finalizar o planeamento, clicando em Enviar para a barra de menus superior, a conta de recursos envia-lhe uma mensagem para confirmar que está reservada para o seu evento. Selecione a opção "Pedir respostas" se precisar de uma confirmação ativa por parte dos convidados para atualizar automaticamente o seu calendário.

Planificação

Um excerto de calendário dos seus próprios eventos, intitulado Planificar, aparece à direita assim que adiciona um recurso ou uma pessoa ao evento. Apresenta um resumo gráfico da disponibilidade dos recursos no dia escolhido; pode definir a hora e a duração do evento diretamente clicando com o rato e selecionando o menu no canto superior direito.

Se necessário, clique em Assistente Planificação na vertente Contacts para abrir uma vista de conjunto ainda mais detalhada. Este assistente é útil para eventos mais importantes ou para gerir conflitos, pois visualiza todo o processo de planeamento. Pode verificar a disponibilidade e ajustar o seu planeamento selecionando localizações e contactos, sem sair desta interface.

assistente

Mensagens de resposta do recurso

Depois de criar o evento (ao clicar em Enviar para a barra de menu superior), Exchange enviará automaticamente mensagens:

  • Os participantes receberão convites (para atualizar os calendários em causa ou apenas os deles, dependendo da sua escolha de "Pedir respostas" anteriormente).

  • Receberá um e-mail de confirmação proveniente de cada conta de recurso selecionada (se o recurso está disponível ou se está reservado mas que assinalou "Permitir conflitos" aquando da criação).

mensagem de aceitação

  • Receberá um e-mail de recusa proveniente de cada conta de recurso selecionada (se o recurso não está disponível e não assinalou "Permitir conflitos" aquando da criação).

mensagem de recusa

Quer saber mais?

Consultar a sua conta Exchange a partir da interface OWA

Partilhar um calendário a partir da interface OWA

Partilhar uma pasta a partir da interface OWA

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